Langzeit-Lieferantenerklärung (LLE): Wie Unternehmen die Komplexität mit Digitalisierung meistern
Die Langzeit-Lieferantenerklärung (LLE) gehört zu den am häufigsten verwendeten Dokumenten im EU-Binnenhandel – insbesondere in der Automobilindustrie. Sie dient dem Nachweis, dass gelieferte Waren innerhalb eines bestimmten Zeitraums einen präferenziellen Ursprung besitzen – eine Voraussetzung, um beim Export von Zollvorteilen profitieren zu können.
In einer global vernetzten Lieferkette, in der tausende Komponenten von unterschiedlichen Zulieferern stammen, ist die LLE damit ein Schlüsseldokument für Wettbewerbsfähigkeit. Doch mit der Bedeutung steigt auch die Komplexität.
Rechtlich notwendig, praktisch herausfordernd
Obwohl Unternehmen gesetzlich nicht zur Ausstellung einer LLE verpflichtet sind, fordern viele Hersteller diese vertraglich ein – etwa, um für ihr Endprodukt einen formellen Präferenznachweis (z. B. EUR.1) erstellen zu können. Dabei gelten strikte formale Vorgaben: Die Erklärung muss bestimmte Datumsangaben enthalten, darf maximal 24 Monate gültig sein und muss im Fall einer Änderung aktualisiert oder widerrufen werden.
Der rechtliche Rahmen basiert auf EU-Vorschriften (UZK, UZK-IA), die seit 2017 etwas mehr Flexibilität bieten – insbesondere im Hinblick auf den Gültigkeitszeitraum und die Art der Abwicklung. Dennoch bleibt die Verantwortung beim Lieferanten: Eine falsche Ursprungserklärung kann steuerliche Nachzahlungen, Bußgelder und sogar strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Komplexität in der Praxis: Vom Excel-Wirrwarr zur Prozessautomatisierung
In der Praxis bedeutet das: Einkauf und Zollabteilung müssen regelmäßig hunderte LLE prüfen, archivieren und aktualisieren. Viele Unternehmen verwalten ihre Lieferantenerklärungen noch manuell – mit Excel-Tabellen, E-Mail-Postfächern und PDF-Speichern auf Netzlaufwerken. Diese Herangehensweise ist fehleranfällig, intransparent und schwer skalierbar.
Hinzu kommt: Die inhaltliche Prüfung erfordert Fachwissen über präferenzielle Ursprungsregeln, Zolltarifnummern und Freihandelsabkommen. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben – etwa falsche Ursprungsangaben oder fehlende Gültigkeitsdaten – können dazu führen, dass eine LLE vom Zoll nicht anerkannt wird.
Digitalisierung als Gamechanger – dank EDI und Standards wie VDA 4997
Hier setzt die Digitalisierung an: Elektronischer Datenaustausch (EDI) ermöglicht die strukturierte, automatisierte Übermittlung von Ursprungsdaten zwischen Lieferant und Hersteller. Die Automobilindustrie nutzt hierfür den Standard VDA 4997 – ein digitales Austauschformat, das den gesamten Prozess der LLE-Anforderung, -Übermittlung und -Prüfung vereinheitlicht.
Statt manuell versendeter PDFs werden Daten elektronisch ausgetauscht – sicher, nachvollziehbar und automatisierbar. Softwarelösungen übernehmen die Validierung, erinnern an auslaufende Erklärungen und archivieren alle Versionen revisionssicher. Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Reduzierter Verwaltungsaufwand
- Höhere Datenqualität
- Bessere Compliance
- Schnellere Reaktionszeiten bei Änderungen
- Nahtlose Integration in ERP- und Zollsysteme
Der Schlüssel zum Erfolg: Ein standardisierter Onboarding-Prozess
So sinnvoll digitale LLE-Prozesse auch sind – sie stehen und fallen mit einem sauberen Partner-Onboarding. Denn: Bevor EDI-Daten automatisiert fließen können, müssen Partner technisch angebunden, Prozesse abgestimmt und Kommunikationsformate vereinbart werden.
Genau hier setzt LABAL.onboard an.
Unsere Lösung unterstützt Unternehmen beim effizienten und strukturierten Onboarding neuer Lieferanten – inklusive:
- Automatisierter Erfassung aller Partnerinformationen
- Validierung der bereitgestellten Daten
- Einhaltung branchenspezifischer Standards wie VDA 4997
- Integration in bestehende EDI-Umgebungen
Mit LABAL.onboard wird aus einem zeitintensiven Einzelprozess ein effizienter, wiederholbarer Standard – gerade im Hinblick auf die Verwaltung von Lieferantenerklärungen ein echter Wettbewerbsvorteil.
