Der Datenaustausch zwischen verschiedenen Unternehmen ist in der Praxis oft sehr mühsam. Wenn Unternehmen beispielsweise mit unterschiedlichen Systemen arbeiten, müssen ihre Mitarbeiter die ausgetauschten Informationen manuell umständlich in das andere System übertragen. Um menschlich erzeugte Fehler bei der Datenübertragung vorzubeugen und Prozesse simpler und damit auch effizienter zu gestalten, wurde EDI ins Leben gerufen.
Was bedeutet EDI?
EDI ist die Kurzform für Electronic Data Interchange und steht für den elektronischen unternehmensübergreifenden Datenaustausch von standardisierten Geschäftsdaten.
Der Ursprung
Nachdem verschiedene Unternehmen begonnen hatten, ihre Geschäftsdaten elektronisch zu erstellen, kam der Wunsch auf, diese auch digital verarbeiten zu können. Damit ist der Transport, die automatisierte Lesung sowie die Speicherung der Dokumente gemeint.
Dabei half EDI, ein smartes System, welches Computernetze schuf und zur Entwicklung von Standards für Schnittstellen und einheitliche Dokumentenlayouts beitrug. Gegründet wurde das TDCC (Transportation Data Coordination Committee), nachdem erste Unternehmen in der Transportbranche anfingen EDI zu verwenden.
Edward Guilbert gilt bis heute als der Vater von EDI und war einer der Hauptakteure bei der Erstellung von Übersetzungsregeln für vier bestehende branchenspezifische Standards. Nach 1975 wurde das erste Value Added Network (VAN) mit dem Namen Telenet gegründet. Ein VAN ist ein Netzwerk, über das der branchenübergreifende Datenaustausch stattfinden kann.
Ein Beispiel
Hier ein triviales Beispiel eines traditionell-manuellen Prozesses einer beliebigen Bestellung:
- Die Bestellung wird vom Einkäufer erstellt.
- Nach dem Ausdruckt der Bestellung, wird diese via Post, Fax oder E-Mail an den Lieferanten gesendet.
- Der Lieferant erhält die Bestellung und gibt diese manuell in sein eigenes Auftragsverwaltungssystem ein (Netsuite, Salesforce, Quickbooks, SAP, usw.)
- Danach erstellt der Lieferant die dazugehörige Rechnung und druckt sie aus.
- Der Lieferant sendet die Rechnung nun per Post, Fax oder E-Mail an den Käufer.
- Nach dem Erhalt der Rechnung, gibt der Einkäufer den Rechnungsinhalt manuell in sein eigenes System ein.
Anschließend ein Beispiel für den selben Datenaustausch mithilfe von EDI:
- Der Käufer beschließt, eine Ware oder ein Produkt zu kaufen.
- Das smarte EDI-System des Käufers erstellt automatisch eine EDI-Version der Bestellung und sendet sie digital an den Lieferanten.
- Anschließend wird diese EDI-Version der Bestellung automatisch in das System des Lieferanten übernommen.
- Nun warden Auftragsbestätigung und Rechnung automatisiert erstellt und an den Käufer direct übermittelt.
Fazit
EDI bietet für verschiedenste Branchen, eine unkomplizierte Möglichkeit, schnellen, effizienten und automatisierten Datenaustausch zu betreiben. Dabei werden vor allem Qualität, Transparenz und Geschwindigkeit des Prozesses optimiert.
